Autor: Alberto Freitas

Fuente: Portal Fator Brasil - RJ - ARTÍCULO - 04/09/2009

El plazo para que las empresas cumplan con la emisión obligatoria de la Factura Electrónica finaliza el 1 de septiembre. A la fecha, 79 sectores deberán emitir NF-e en transacciones con otras empresas. Sin embargo, a pesar del poco tiempo, he notado que muchos de ellos aún expresan dudas sobre el funcionamiento y beneficios del proceso.

Uno de los más frecuentes se refiere a la exigencia. Todavía no está claro para la mayoría de las empresas si es realmente obligatorio adherirse a este modelo, o cuándo será obligatorio. Otra incertidumbre se refiere a la cuestión de la tecnología de la información: si es necesario formar una base tecnológica y tener enlaces dedicados para respaldar el sistema digital. Todavía noto dudas más básicas sobre qué es un formulario de contingencia y en qué consiste una factura.

Es innegable que la adaptación a los nuevos estándares debe cambiar mucho las estructuras de las empresas, principalmente en las más pequeñas, ya que la implementación de la factura electrónica requiere de varias actualizaciones en la infraestructura de TI, como revisiones en los sistemas de facturación, inversiones en hardware. y software, entre otras tecnologías. Además, también requiere la formación de todos los empleados implicados.

Sin embargo, puedo decir que todas estas dificultades que la adaptación al proceso puede traer a la rutina de las empresas al principio, se convertirán en beneficios mucho mayores en un futuro próximo.

La adopción de la Factura Electrónica brinda ventajas a todos los involucrados en una transacción comercial, que van desde la reducción del costo de compra de papel e impresión del documento fiscal, un mejor seguimiento del tránsito de mercancías, hasta la reducción de costos de envío y almacenamiento. de documentos fiscales.

Una empresa que hipotéticamente emite 100 facturas por día, por ejemplo, tendrá que imprimir y almacenar 2.000 facturas por mes, sumando aproximadamente 120 facturas después de cinco años. Archivar este volumen requiere una inversión en grandes salas o incluso almacenes. El NF-e elimina todo este problema.

Además, quien lo adopte podrá disfrutar de facilidades en el uso de modelos y herramientas BPM - Business Process Management, que se facilitará una vez que la estandarización de la información contenida en la NF-e y en la SPED permita las empresas utilizan un estándar para adaptar actividades como: recepción física y fiscal de mercancías; flujo de trabajo de validación y aprobación para todo el ciclo de compras hasta la recepción de las mercancías; carga de datos directamente en los sistemas de gestión, con control de contenido y validación de información, entre otros.

También se impulsarán las prácticas B2B, ya que la estandarización de la información en base a definiciones y especificaciones de las Secretarías de Finanzas (SEFAZ) genera mecanismos que ya no requieren traducciones y cambios en el contenido de documentos y archivos entre empresas, como era el caso en el pasado. que solo existía EDI.

Otro beneficio es la transparencia de los datos. No se pueden emitir notas si el CNPJ y la dirección de la empresa no están validados y actualizados. La emisión ya tiene validez como confirmación y validación de la información, que ya funciona como auditoría, con la disponibilidad de archivos de todas las transacciones realizadas.

Esto aporta más velocidad y veracidad a la transacción. Toda la información contenida en la NF-e emitida y / o recibida por los contribuyentes se registra en tiempo real en las Secretarías de Hacienda, estando disponible allí para la consulta y auditoría de todas y cada una de las transacciones por parte de la Autoridad Tributaria, en cualquier momento.

Los beneficios también se extienden a las Autoridades Tributarias, ya que permite incrementar la confiabilidad de la Factura, mejorar el proceso de control tributario, reducir la evasión tributaria y, en consecuencia, incrementar la recaudación tributaria.

Ampliando el escenario, incluso la sociedad puede ser incluida entre los beneficiarios de la emisión obligatoria de la NF-e, porque además de asegurar confiabilidad en la recaudación de impuestos, el proceso traerá beneficios ecológicos al reducir el consumo de papel, incentivar el comercio electrónico y el uso de nuevas tecnologías y también la aparición de nuevos negocios y oportunidades laborales.

Por: Alberto Freitas, CEO de Signature South Consulting