Fuente: Valor Econômico, 14/07/2009

¿Qué cambia en la realidad de las empresas con el Poder Judicial y las Autoridades Tributarias brasileñas más digitales? ¿Y qué deberían hacer las empresas para afrontar esta nueva realidad, cada vez más electrónica y con menos papel y burocracia? ¿Están preparados para esta comunicación en tiempo real con las autoridades? ¿O es que el apego al papel es tal que nos sentimos inseguros sin él? ¿Qué inversión se necesita para cumplir con los estándares ya vigentes que exigen la gestión contable y financiera electrónica, así como la propia legal? ¿Podría esto ser un impedimento para las pequeñas empresas?

Uno de los primeros requisitos que observamos es el requisito de utilizar un certificado digital basado en ICP-Brasil, que, en principio, por toda su característica de creciente blindaje legal, no repudio y reversión de la carga de la prueba, debería haber estado ahí. Durante mucho tiempo, las empresas han adoptado de forma masiva. Esto aún no ha ocurrido, quizás porque no es obligatorio para todo. El certificado digital, sin embargo, es una opción para obtener más información en el sitio web de la Hacienda Federal de Brasil, evitando la necesidad de acudir a una de sus unidades y facilitando el retiro de certificados, razones que ya han provocado un alto índice de adherencia a el sistema de contables y departamentos financieros.

La falta de una cultura de uso de la certificación digital todavía conduce a su poca aceptación en general. Imagine el desafío de una pequeña empresa o minorista, o incluso un corresponsal bancario, dado el requisito de un certificado digital. A lo sumo, los bancos pueden exigir el uso de un token. Pero si la certificación digital se hiciera obligatoria por ley, todos comenzarían a usarla. Y quizás esto suceda en los próximos años, ante toda la virtualización de las relaciones con las autoridades - con el “e-Gov”, que incluye el incentivo para utilizar la subasta electrónica, entre otros.

Otro tema relevante en cuanto a requisitos técnicos para que una empresa opere en línea con instituciones públicas es el uso de un sistema de solución tributaria integrado con un ERP. A excepción de las grandes empresas, muchas no cuentan aún con este tipo de estructura bien implementada, lo que puede determinar la ocurrencia de una serie de incidencias, incluida la externalización de datos que son engañosos para las autoridades tributarias, debido a los requerimientos de la Public Digital Sistema de Contabilidad (Sped) actualmente en ejecución, que incluye la Factura Electrónica.

Iniciado el 22 de enero de 2007, el Sped fue implementado mediante el Decreto No. 6.022 como parte del Programa de Aceleración del Crecimiento (PAC) del gobierno federal para establecer medidas para mejorar el sistema tributario y eliminar los obstáculos burocráticos al crecimiento económico. Son tres elementos que lo componen: la Teneduría de libros Contable Digital (ECD), instituida por la Instrucción Normativa N ° 787, de 2007, de la Hacienda Federal de Brasil, que prevé el envío de información contable (motivo, balances diarios, saldo hojas, formularios de inscripción y auxiliares y otros) por medios digitales, con el objetivo de la sustitución de los libros físicos y su eventual extinción; la Contabilidad Tributaria Digital (EFD), un archivo digital con información relacionada con las operaciones, servicios y cálculo de impuestos del contribuyente, que contiene los libros de impuestos para el registro de entrada, el registro de salida, el registro de inventario, el registro de cálculo del IPI y el registro de cálculo del ICMS; y la Factura Electrónica (NF-e), que es una realidad en Brasil desde el Ajuste SINIEF nº 7, de 2005, y hoy regulada por la Ley Cotepe nº 14 y por el Protocolo ICMS nº 10, ambas de 2007.

La Ley nº 11.419, de 2006, es el marco normativo para la informatización judicial, ya que abarca todas las fases y actividades para la implementación del proceso judicial informatizado en todo el país, en todos los grados y órganos del Poder Judicial en Brasil, adoptando como principio el validez de todos y cada uno de los actos procesales realizados electrónicamente. El artículo 11 de la legislación establece que "los documentos producidos electrónicamente y unidos a procesos electrónicos con garantía de origen y su firmante, en la forma establecida en esta ley, se considerarán originales para todos los efectos legales". Incluso en el ámbito de la administración pública, ya contamos con la digitalización del proceso del Tribunal Federal de Cuentas (TCU), iniciado por la Ordenanza No. 189, de 2007, que aprueba la realización del proceso administrativo electrónico del proyecto - “Segedam Sem Papel ”- y designa a su gerente.

¿Estamos preparados para esto? ¿O vamos a insistir en imprimir correos electrónicos para mantenerlos en archivos en papel y luego tener que digitalizarlos para participar en un caso judicial electrónico? Sería mejor archivar todos estos documentos directamente de forma electrónica, pero para eso necesitamos una buena gestión de documentos electrónicos (GED) y una solución de archivo de correo electrónico no solo para guardarlos, sino para poder encontrarlos.

Estamos en el camino hacia una sociedad sin papeles, pero no sin documentos, como ya lo establece el Código de Procedimiento Civil brasileño. La sociedad digital está mucho mejor documentada, con más controles y más transparencia. Solo necesitamos romper el paradigma cultural y actualizar nuestros usos y costumbres para cumplir con esta nueva realidad empresarial y gubernamental. Estos estándares ya están vigentes, pero es necesario saber si las empresas están preparadas, de acuerdo con las nuevas reglas. ¡Los plazos ya se están acabando!

Patricia Peck Pinheiro es abogada especializada en derecho digital, socia fundadora del despacho Patricia Peck Pinheiro Advogados y autora del libro “Direito Digital” y del audiolibro “Todo lo que necesitas escuchar sobre derecho digital” de Editora Saraiva.

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