Fuente: DCI - SP, 06/07/2009

En los últimos años, se ha incorporado un nuevo acrónimo en el glosario de empresarios. Y llegó para quedarse. Me refiero al Sistema Público de Contabilidad Digital, o SPED, un proyecto instituido oficialmente por el gobierno federal en abril de 2008. A pesar de su rápido crecimiento, SPED aún evoca dudas en la mayoría de las empresas, especialmente en las pequeñas y medianas empresas.

Muchos aún no han entendido la importancia de estas cuatro letras, pero Sped representa un cambio de paradigma. Miembro del Programa de Aceleración del Crecimiento (PAC), el proyecto Sped involucra las esferas federal, estatal y municipal. El gobierno tiene la intención de modernizar la transmisión de información de impuestos corporativos a las agencias de inspección. Esta evolución traerá transparencia y un mayor control sobre las contribuciones adeudadas. Al contrario de lo que la mayoría de la gente puede pensar, el objetivo no es aumentar los ingresos. De hecho, con una inspección más asertiva, las empresas brasileñas tienden a ser más similares a las empresas de los países desarrollados. El resultado es menos evasión fiscal, lo que hace que la economía sea más justa y competitiva y allana el camino para que el gobierno reduzca la burocracia.

Sped es para todos, pero la implementación es bastante diferente, dependiendo del tamaño de la empresa. Las grandes corporaciones tienen equipos de TI, presupuestos y planes para adaptarse a su tamaño. En los más pequeños, la forma de evitar problemas es a través de la información y la anticipación. Conocer el tamaño del desafío de migración desde una edad temprana hace toda la diferencia. Quizás el impacto sea aún mayor de lo que se pensaba anteriormente, pero encontrar la solución más adecuada antes de la fecha límite evitará pérdidas.

El primer paso es entender este nuevo glosario de impuestos. Sped Contábil reemplaza los libros de contabilidad mercantil por medios digitales y ya es obligatorio para todas las empresas gravadas por el régimen impositivo de los ingresos gravables, dejando de lado, en ese momento, aquellas que optan por Simples. La Contabilidad Fiscal Digital (EFD) es un archivo digital, formado por un conjunto de escrituras de documentos fiscales y otra información, como registros de cálculo de impuestos que se refieren a las operaciones y beneficios practicados por el contribuyente. Comenzó en enero para personas jurídicas sujetas a impuestos ICMS e IPI.

La factura electrónica (NF-e) es un documento comercial emitido y almacenado electrónicamente, solo de existencia digital, cuya validez legal está garantizada por la firma digital del emisor, antes de que ocurra el evento imponible ICMS / IPI. Después de la autorización de la emisión, debe imprimirse el Documento Auxiliar de la Factura Electrónica (Danfe) para acompañar a la mercancía, que debe incluir la clave de seguridad, que garantiza la validez de la operación. Para septiembre, alrededor de 90 segmentos de contribuyentes deberían poder emitir NF-e. El NFS-e será la Factura de servicio, que dará lugar al modelo impreso actual. Es un documento de existencia digital, generado y almacenado electrónicamente en el Entorno Nacional por los Ingresos, por el ayuntamiento o por otra entidad contratada, para documentar las operaciones de prestación de servicios.

Si su empresa opera en el segmento de transporte de carga (aéreo, terrestre, ferroviario, fluvial), el documento de impuesto de embarque también será exclusivamente electrónico y su acrónimo es CT-e. A pesar de tener una gran similitud con la factura electrónica, el CT-e tiene particularidades que deben tenerse en cuenta. Un ejemplo es que el NF-e tiene un vendedor y un comprador, y el CT-e debe servir al emisor, al tomador del servicio, al receptor, al remitente y al receptor, lo que aumenta la complejidad.

Todavía enfocado en el desarrollo, una de las fases finales del proyecto Sped es el Balance Central, que capturará datos contables y financieros (especialmente los estados financieros), la agregación de esta información y la disponibilidad de datos originales y agregados para la sociedad. magnético El contenido se puede utilizar para generar estadísticas, análisis nacionales e internacionales, por parámetros como el sector económico, la forma jurídica y el tamaño de las empresas, análisis de riesgo de crédito e incluso estudios económicos, contables y financieros.

Con todos los términos en la punta de la lengua, el segundo paso es saber cómo y cuándo será la adaptación para su área de especialización. Para dar tiempo a las empresas, el gobierno creó etapas, que establecen el momento en que los nuevos segmentos se convierten en parte de la obligación. Pero necesitas actuar rápidamente. Cuanto antes su empresa aborde este problema, más fácil será la adaptación. Y los beneficios que aporta esta tecnología llegarán antes.

A continuación, debe saber a qué infraestructura tecnológica debe adaptarse su empresa. Recuerde que la inversión debe contemplar la emisión, el almacenamiento y la adopción de la certificación digital, un conjunto que garantizará la validez legal del documento emitido. El cambio requiere inversión en tecnología y reformulación de procesos no solo en el sector contable, sino también en ventas, compras y logística, entre otros. En algunos casos, podemos llamar al movimiento de reingeniería, porque involucra capacitación y adaptación de proveedores y clientes.

Calcule si vale la pena configurar el proyecto internamente o elegir el servicio subcontratado. Si su empresa emite menos de XNUMX facturas mensuales, tener un socio responsable del proceso puede simplificar el trabajo. Busque una empresa especializada que tenga una base de clientes confiable, explique su necesidad y compare presupuestos. Por lo tanto, manténgase enfocado en su negocio y deje la parte técnica a quien esté especializado.

Si todo va según lo programado, en 2011 las compañías se adaptarán y funcionarán completamente bajo el nuevo modelo. Los desafíos de la migración van a la lista de historias corporativas, con sus éxitos y errores. Quien haga su tarea en el momento adecuado elegirá qué lado recordar.