Autor: Paulo Roberto Zampieri Nunes

Fuente: Portal InvestNE - - NORDESTE2014 - 30/03/2010

El SPED (Sistema Público de Contabilidad Digital) y la Factura Electrónica son cada vez más parte del día a día de los empresarios y responsables de las áreas financieras de las empresas brasileñas. La mayoría de las empresas buscan cumplir con los requisitos de SPED y NFe, principalmente relacionados con el formato de archivo con los datos requeridos por FISCO y los plazos para enviarlos. Y ahí radica el problema: se presta poca atención a la calidad de los datos, es decir, al contenido de estos archivos.

SPED no se conoce como "Gran Hermano Fiscal" por nada. FISCO ha estado utilizando una base de datos con todo lo que las compañías compran, venden y cobran de los impuestos, y rastrea en línea todas las transacciones de la compañía, con una receta de cinco años. Estos requisitos generan un aumento significativo en el riesgo fiscal y operativo para las empresas, ya que FISCO considera la responsabilidad solidaria en las relaciones comerciales irregulares.

Imagínese todo esto en un escenario impositivo caótico como el brasileño, donde ocurren tres cambios impositivos cada dos horas y el 61% de las empresas negociadas con clientes y proveedores descalificados por FISCO. A través de encuestas realizadas por Aberdeen Group y Gartner con más de 400 empresas de diferentes segmentos, se descubrió que el 98% tiene problemas con la calidad de los datos.

Como resultado, mantener un banco de información correcto y actualizado (que siempre ha sido una debilidad en la mayoría de las empresas, pequeñas o no) se convierte en una necesidad, ya que la incompatibilidad de datos puede evitar incluso operaciones simples, como la emisión factura o transferencia bancaria en línea, son rechazados.

El punto clave para una adaptación sin traumas a SPED es la base de datos. Es necesario utilizar un "peine de dientes finos" en la información de registro de los materiales y las respectivas clasificaciones fiscales, así como en los datos de registro de clientes y proveedores de la empresa. Esto significa que la empresa debe llegar al detalle, dando la dirección, CNPJ, IE y el nombre corporativo de cada proveedor, además de sus situaciones con SRF y Sintegra.

Hoy, la Tecnología de la Información tiene un papel muy importante en este proceso de saneamiento. Ya existen soluciones disponibles que, además de promover una "limpieza" general, eliminando posibles elementos duplicados, traen consigo los Estándares de Descripción de Materiales (PDM), con el uso de un lenguaje de mercado común y establecido, que permite la elaboración de descripciones completas , estandarizado y sin ambigüedades para los elementos en el registro.

La misma encuesta realizada por Gartner afirma que el 95% de las empresas consultadas reconocen el valor de las herramientas de saneamiento, y que buena parte de ellas tienen la intención de invertir en este tipo de servicio en un futuro próximo. Una señal de que ya entendieron que SPED puede no ser este "error de siete cabezas" cuando hay calidad en los registros de proveedores y materiales.

Paulo Roberto Zampieri Nunes es Director de Servicios en Astrein, una empresa especializada en soluciones de apoyo empresarial y saneamiento de registros.