Fuente: Information Week Brasil - SP - NOTICIAS - 06/08/2009

Aunque muchas empresas ven la entrega de sus datos en formato digital a las autoridades tributarias como una obligación más y ven la única ventaja de la disminución de los costos del papel, los efectos positivos son innegables para toda la sociedad debido a la reducción del costo brasileño. La estandarización de la información y la simplificación de las obligaciones con las autoridades tributarias, así como la reducción de la evasión fiscal y sus costos de inspección son ejemplos de estos efectos.

Además de reducir los costos de papel (incluidos los costos de archivo de miles de documentos), las facturas electrónicas (NF-e) tienen el potencial de brindar otros beneficios a las empresas. Entre ellos, menor tiempo para transportar mercancías por mayor agilidad en los puestos de inspección, reducción de burocracia y competencia desleal por la mayor confiabilidad de la NF-e. La integración de la cadena de suministro mediante la agregación de información al documento electrónico es otra posibilidad.

Alberto Pasqualini - Refap SI A, empresa del Sistema Petrobras, es una refinería de petróleo ubicada en Canoas (RS), con ingresos operativos brutos anuales de alrededor de R $ 13 mil millones y uno de los mayores contribuyentes del ICMS en el Estado de Rio Grande do Sul Clasificados en la línea de actividad “productores, formuladores e importadores de combustibles líquidos, según lo definido y autorizado por el organismo federal competente”, de acuerdo con el Protocolo ICMS 30107, estamos obligados a emitir la factura electrónica a partir del 1 de abril del año pasado. Como usamos el sistema de gestión (ERP) proporcionado por Petrobras, no participamos directamente en el desarrollo del software para la NF-e. Sin embargo, la responsabilidad de los datos enviados a la Secretaría de Hacienda del Estado (Sefaz) es nuestra. Por lo tanto, teníamos que asegurarnos de que el sistema generara la información correctamente. Sin embargo, incluso si aparentemente funciona bien, es muy importante investigar los datos en detalle en las diversas situaciones de emisión de NF-e. La participación del área contable / tributaria fue fundamental para verificar que todos los cálculos y valores dentro del archivo XML estaban de acuerdo con la legislación.

Otros sectores en Refap también debían involucrarse, como facturación, que verificaba los datos de registro, productos y transporte, y cuentas por cobrar, que verificaban la información de pago. Durante la implementación, realizamos una prueba paralela que consistió en emitir la factura en forma convencional y también enviarla en formato electrónico a Sefaz. Esta prueba fue muy eficaz para encontrar y corregir muchos problemas, pero también requirió atención adicional por parte del personal de facturación. Otra acción de gran eficacia fue la limpieza anticipada del registro de destinatarios, ya que la mayoría de los rechazos por parte de Sefaz, durante la prueba paralela, se produjeron por errores simples como caracteres no válidos en determinados campos.

CERTIFICADO DIGITAL

La garantía de la validez legal de la NF-e es la firma digital incluida en el archivo XML a través de un Certificado Digital proporcionado por una Autoridad de Certificación (AC) acreditada ante ICP-BR (Infraestructura de Clave Pública Brasileña). El mismo Certificado Digital puede utilizarse para firmar cualquier documento electrónico, por lo que se deben tomar medidas de seguridad para evitar su mal uso. El Certificado Digital tiene una validez limitada (de uno a tres años, según la CA) y debe renovarse antes de que expire. Si expira, la NF-e no será aceptada por Sefaz. Por tanto, la actividad de obtención y renovación es fundamental. Lo curioso es que esta actividad no existía antes de la NF-e y estuvo inicialmente bajo la responsabilidad de TI. Tras la primera reforma, llegamos a la conclusión de que la actividad está mucho más vinculada a la documentación de la empresa que a la informática. HARDWARE Si bien el documento válido para el tránsito de mercancías es electrónico, debido a limitaciones técnicas de la inspección y muchos destinatarios, aún es necesario imprimir una hoja de papel con los datos de la factura para acompañar el transporte. Danfe (documento auxiliar de factura electrónica) se puede imprimir en papel normal de tamaño A4. De esta forma, las impresoras (preferiblemente láser) deben colocarse en los puntos de emisión. También tuvimos que fabricar formularios de seguridad para imprimir Danfe en situaciones de contingencia cuando no era posible enviar el NF-e a Sefaz. Hasta hoy, no hemos tenido que desencadenar la contingencia. Los lectores de códigos de barras fueron (y son) muy útiles para agilizar la consulta de NF-e en el sitio web de Sefaz y se distribuyeron en puntos de facturación y en contabilidad. Como ahora recibimos Danfe de los proveedores, también equipamos las ordenanzas que registran los documentos que ingresan a la refinería.

COMUNICACIÓN

NF-e y los documentos electrónicos son un cambio de paradigma que es difícil de explicar a las personas acostumbradas a los documentos en papel. Por lo tanto, tuvimos que informar cuidadosamente al público interno y externo afectado.