Autora: Hayrne Salvanha

Fuente: Gazeta Mercantil, 24/11/2008

São Paulo, 24 de noviembre de 2008 - En diciembre, nuevos e importantes sectores de actividad comenzarán a utilizar la Factura Electrónica Nacional (NF-e): industria automotriz, medicamentos, cemento, refrigeradores, fabricantes de arrabio, laminados, bebidas y acero. El nuevo sistema, con validez legal garantizada por la firma digital del remitente, simplifica las obligaciones accesorias de los contribuyentes y permite el seguimiento en tiempo real de las operaciones comerciales por parte de las autoridades tributarias. Su implantación supone un gran avance para los que pagan y también para la fiscalización de operaciones gravadas por el Impuesto a la Circulación de Bienes y Servicios (ICMS), que cobran los estados, y el Impuesto a los Productos Industrializados (IPI), que recauda la Unión.

La empresa que emite el NF-e generará un archivo con toda la información fiscal de la operación, que se transmitirá por Internet a la Secretaría de Finanzas del Estado, que realizará una validación previa y devolverá, si no hay restricciones, la Autorización de uso. Es la garantía para el tránsito de la mercancía. La nota también se transmitirá al Servicio Federal de Ingresos y, en el caso de transacciones interestatales, al Departamento de Finanzas de destino. Todo se puede consultar en la Web. Para monitorear el tránsito de mercancías, el DANFE (Documento Auxiliar de la Factura Electrónica) se imprime en papel normal y una copia única, que contiene la clave para acceder a la consulta de Internet insertada en un código de barras. Se mantiene la contabilidad fiscal obligatoria, pero esto solo debe hacerse después de una consulta electrónica con el Departamento del Tesoro. La nota debe mantenerse en un archivo digital durante el período previsto en la legislación fiscal. Para los destinatarios que no envían, la alternativa es mantener DANFE.

Poco a poco, el nuevo sistema se está volviendo obligatorio, como ya ha sucedido en el ámbito de los fabricantes y distribuidores de cigarrillos y combustibles y, ahora, en los fabricantes de automóviles, cemento, medicamentos, refrigeradores, arrabio, laminados, bebidas y acero. .

Para todos estos segmentos, los principales desafíos en la implementación del proyecto son los siguientes: saneamiento de registros, automatización de procesos relacionados con el registro, revisión de los procesos actuales de órdenes de compra y venta, automatización del proceso de recepción de documentos fiscales y la entrada de información en sistemas corporativos / transaccionales, uso de certificación digital por emisores e intercambio de datos electrónicos en relaciones B2B.

Sin embargo, en el caso de intercambios entre empresas, los datos contenidos en la factura electrónica, aunque también pueden transmitirse al socio comercial, no son suficientes para cumplir con los requisitos de eficiencia de las operaciones a lo largo de la cadena de suministro. Solo el reenvío de información logística y financiera, junto con los datos de la nota, garantiza beneficios tales como la recepción rápida de bienes, la reducción y el control eficiente de inventarios y el aumento de las ventas.

Ante este desafío, GS1 Brasil anticipó y promovió un grupo que discutió la armonización de NF-e con los procesos B2B existentes, enfocándose en varios sectores de la economía, lo que resultó en el Anexo B2B, que se creó en el mismo patrón que NF- y (XML) y pueden enviarse junto con el archivo NF-e al socio comercial.

Afortunadamente, la automatización e integración de sistemas y el intercambio electrónico de órdenes de compra y facturas se han llevado a cabo durante más de 15 años en Brasil, a través de EDI (Eletronic Data Interchange), que ya había modificado el formulario. cómo hacen negocios las empresas. La factura electrónica será responsable de la masificación y expansión de este proceso. El Departamento de Finanzas de São Paulo, por ejemplo, tiene el objetivo de alcanzar 30 millones de emisiones a través del nuevo sistema para fin de año. Esto corresponde al 50% del total de las facturas emitidas en el Estado.

Un gran ejemplo de cómo el código de barras GS1 y el EDI, que prevalecen en todo el mundo, contribuyen a la eficiencia de las cadenas de suministro y al importante papel que desempeñarán para facilitar la difusión de las facturas electrónicas es el Grupo GOL. Creado en 2001 y promoviendo la certificación de empresas en el sector del calzado de cuero que usan esas herramientas de automatización, el grupo desarrolló un modelo para esta cadena de suministro que abarca todas las actividades de los procesos logísticos y comerciales para tener un impacto en la factura electrónica. Este es un importante diferencial competitivo al alcance de todos los sectores, en el contexto del avance irreversible de las facturas electrónicas.

(Hayrne Salvanha es Asesora de la Celda de Soluciones de Negocios GS1 Brasil).