Autor: Márcio Alexandre Ioti Henrique

Fuente: Monitor Mercantil - RJ - OPINIÓN - 29/09/2009

Específicamente en lo que respecta a la Factura Electrónica - NF-e, hay que decir que se trata de un archivo digital, que sustituirá al Modelo de Factura 1 y 1-A, el cual debe ser llenado por la empresa y enviado a Hacienda del Estado, a través de programas específicos para tal fin.

Sin embargo, es importante hacer algunas aclaraciones sobre el procedimiento a adoptar por la empresa colaboradora, para que no se sorprenda de requisitos de los que debería haber conocido.

Antes de que exista la circulación de la mercadería, por lo tanto antes de que ocurra el evento generador de ICMS, la empresa vendedora debe emitir el NF-e, a través del programa que ha adquirido y ya enviar ese pagaré a la Hacienda del Estado.

En este primer contacto, Hacienda del Estado analizará algunos puntos formales en relación con la NF-e emitida, verificando, a continuación, una validación previa respecto al documento. Los puntos que se analizan en este paso son: si la firma digital es válida; si el diseño del archivo digital es correcto; si la numeración es correcta; si el emisor está autorizado.

El primer punto se refiere a la firma digital. Para emitir una NF-e, la empresa colaboradora debe contar con una certificación digital de un organismo autorizado, que permita introducir una firma digital en el documento a emitir. Sin esta firma digital, la NF-e no es válida y no es aceptada por el Tesoro del Estado.

El diseño de la NF-e también debe estar de acuerdo con los dictados de la Tesorería del Estado, y debe seguir los estándares de la Nota Fiscal Modelo 1 y Modelo 1-A. Si no se sigue este esquema, el documento emitido tampoco será aceptado por la agencia tributaria.

Otro trámite verificado previamente está relacionado con la numeración de la NF-e. Además de las facturas impresas, la NF-e debe tener una numeración oficial, para verificar su legitimidad.

Finalmente, Hacienda del Estado verifica el estado registral del contribuyente que emite la NF-e. Si la empresa tiene algún problema con su registro, no se admitirá la NF-e emitida.

Es importante señalar que en este análisis anterior, Hacienda del Estado no verificará ningún punto respecto a la operación en sí, como el CFOP correspondiente, la tasa ICMS aplicable, etc.

De esta forma, el contribuyente sigue siendo responsable de la circulación de las mercancías, que estará sujeta a la aprobación de sus actos por parte de las autoridades fiscales de acuerdo con la legislación vigente.

Luego de analizar los aspectos formales mencionados, Hacienda del Estado autoriza, rechaza o niega el uso de NF-e. El rechazo se produce cuando el NF-e no es perfecto desde un punto de vista formal, mientras que el rechazo se produce cuando la empresa tiene problemas de registro, pero el NF-e en sí es perfecto.

Con la autorización de uso, el Departamento de Finanzas del Estado reenvía el NF-e al Servicio de Ingresos Federales y éste, en su caso, envía el archivo digital al Departamento de Finanzas del Estado del destino de la mercancía. Está claro, por tanto, que hasta este momento todavía no ha habido circulación de mercancías.

Una vez realizados todos estos trámites administrativos previos, la mercancía puede circular. Para ello, el vendedor debe haber enviado ya la factura electrónica de la NF-e al comprador, de la forma que mejor entienda, y para que la mercancía sea transportada, debe imprimirse el Documento Auxiliar de la Factura Electrónica - Danfe.

La única función de Danfe es supervisar el tránsito de mercancías. Sin embargo, el documento impreso no tiene valor legal. Al recibir la mercancía, el comprador debe acceder al sitio web del Departamento de Finanzas del Estado para verificar la validez de la NF-e, y si no es válida, puede negarse a recibir la mercancía.

Una vez verificada la validez de la NF-e, se debe firmar el talón de Danfe, mostrando la entrega y recepción de la mercancía. En cuanto a la emisión obligatoria de la NF-e, la autoridad tributaria estatal determinó su implementación para las empresas en ocho fases.

La última de las cuatro primeras fases finalizó en septiembre de 2009, y las cuatro siguientes se desarrollaron en abril, julio, octubre y diciembre de 2010. Así, hasta finales del próximo año, todas las empresas que se encuentren en situación de emisión de NF -y ya deberían haber implementado el sistema para eso.

Las primeras cuatro fases que finalizaron en septiembre de 2009, crearon la obligación de emitir NF-e para las empresas según la industria. Es un criterio de facto que tiene en cuenta solo los bienes producidos por las empresas.

Las últimas fases que se implementarán en 2010, tendrán en cuenta la CNAE de la empresa. En relación a estos puntos, son necesarias algunas consideraciones:

- Si, por CNAE, una empresa tuviese que empezar a emitir NF-e recién en diciembre de 2010, por ejemplo, pero se encontraba en una de las ramas de actividad previstas para las cuatro primeras fases, esta empresa ya debería registrarse y comenzar a emitir la Nota Impuesto Electrónico de inmediato.

- Si solo se requiere una parte de la producción de la empresa, aunque sea una minoría, para emitir NF-e, todas las operaciones de esta empresa deben estar documentadas a través del archivo digital, ya no se aceptarán las facturas impresas Modelos 1 y 1-A.

- A partir de 2010, incluso si solo una sucursal de una persona jurídica está obligada a emitir una NF-e debido a la CNAE, todas las demás sucursales y la casa matriz deben comenzar a emitir el documento electrónico, aunque la CNAE de las demás no lo haga. incluido en el requisito.

En definitiva, el NF-e realmente traerá algunas innovaciones a los contribuyentes que deben estar al tanto de sus peculiaridades, para que no sean multados por desconocer los trámites que requerirá la Secretaría de Hacienda del Estado.

Hay varios otros puntos importantes sobre el tema, que deben ser verificados por las empresas con la ayuda de profesionales especializados, para adecuarse a los cambios que paulatinamente están implementando las autoridades fiscales estatales.

El tema realmente es bastante tormentoso y requiere un análisis exhaustivo del marco completo de la empresa.

Marcio Alexandre Ioti Henrique

Especialista en Derecho Tributario, es profesor de Nexo Cursos Jurídicos.