Fuente: Guía de empaque - Campinas / SP - 20/09/2010

El especialista aclara puntos más complejos sobre el tema:

• ¿Sabías que Danfe es la representación gráfica de la NF-e y que, entre otras funciones, tiene la misión de acompañar mercancías en tránsito?
• El contribuyente es responsable de mantener la factura en formato electrónico durante al menos 5 años.
• El especialista aclara estos y otros 11 temas que persiguen a los contribuyentes y mueven las oficinas de contabilidad en todo el país.

Creada en 2005 y válida en todos los estados brasileños, la Factura Electrónica (NF-e) llegó para desenredar la relación entre las autoridades tributarias y los contribuyentes. Con la propuesta de reducir los costes de impresión y adquisición del documento fiscal, permitiendo el seguimiento del tránsito de mercancías y facilitando la consulta de notas a través de Internet, la novedad puede convertirse en una trampa para los más incautos.

Para evitar que el beneficio se convierta en un dolor de cabeza, Priscila Lima, especialista en implantación del Proyecto Sped de Apress Consultoria Contábil, creó una lista con 13 consejos sobre el tema. Compruébalo a continuación:

1. Danfe (documento auxiliar de factura) NO es una factura electrónica: es la representación gráfica del NF-e y tiene las siguientes funciones:
• Monitorear la mercadería en tránsito, brindando información básica sobre la operación en curso (emisor, destinatario, valores, etc.);
• Contienen la Clave de Acceso, compuesta por 44 números, para consultar la información de NF-e;
• Asistir en la contabilidad de las transacciones documentadas por Factura Electrónica.

2. ¿Ha oído hablar de XML? - La Factura Electrónica es el archivo denominado popularmente archivo XML. El contribuyente emisor de NF-e es responsable de su custodia durante al menos 5 años. Por lo tanto, investigue y adopte sistemas de respaldo eficientes y confiables.

3. Por cierto - Además de almacenar el XML por 5 años, el contribuyente siempre debe verificar que el archivo generado sea válido, pues, según el concepto de la NF-e, la validez del documento está garantizada por la firma digital. No olvide comprobar si la firma digital, tecnología que garantiza la integridad y autenticidad de los archivos electrónicos, es válida. De lo contrario, incluso si la Factura Electrónica está autorizada, el contribuyente estará almacenando un documento inválido y puede sufrir consecuencias, ya que es responsable de la custodia del documento durante 5 años.

4. Alerta: preste atención a la seguridad de su certificado digital. Hay dos tipos de certificados válidos para firmar el NF-e:
• E-CNPJ, que además de firmar la Factura Electrónica da acceso a diversos servicios del Servicio de Impuestos Federales;
• E-NFe, que solo le permite firmar el NF-e.

5. Exención de emisión de NF-e - En el caso de la legislación paulista, de acuerdo con la Ordenanza CAT 162/2008, existen algunos casos en los que el contribuyente está exento de emitir NF-e. Por ejemplo, en los casos de venta fuera del establecimiento, siempre que en la entrega y devolución de mercancía para la venta fuera del establecimiento se emitan Facturas Electrónicas, estas ventas realizadas fuera del establecimiento pueden emitirse en papel, en los modelos 1 o 1 A.
Cuando ocurran estos casos, el contribuyente deberá llenar el campo de Información Complementaria con la descripción “Exento de expedir NF-e - PCAT 162/2008 - artículo 7 - Hipótesis __” y otra información, dependiendo de la hipótesis de exención.

6. ¿Lo haces? Informar a Sefaz - Todas y cada una de las transacciones que involucren Facturas Electrónicas deben ser autorizadas por el Departamento de Finanzas (Sefaz) del origen del contribuyente. En definitiva, para emitir, cancelar o inhabilitar la NF-e, el expediente debe ser remitido a la secretaría, pues sin la autorización de este organismo el documento no es válido.

7. Negativo - Si la factura es rechazada por Sefaz, independientemente del error señalado por la agencia, no se almacena en la base de datos de la agencia. De ser así, el contribuyente deberá corregir el documento y transmitirlo para que la Secretaría lo autorice. Importante: Si la nota rechazada no se rectifica y retransmite, esta numeración no se incluirá en la base de datos de Sefaz y debe quedar inutilizable debido a una interrupción de secuencia.

8. Vigilar las fechas - Actualmente, el plazo para cancelar la Factura Electrónica es de hasta 168 horas después de su autorización. A partir del 1 de enero de 2011, el plazo se reducirá a 24 horas. En el caso del Estado de São Paulo, a partir de la Ordenanza CAT 123/10, la solicitud de cancelación de la NF-e se recibirá fuera del período reglamentario, a partir de la fecha de autorización dentro de las 744 horas (31 días). Sin embargo, cabe mencionar que el contribuyente es susceptible de una multa, de acuerdo con el Reglamento ICMS (RICMS).

9. Tenga cuidado con el "autocompletado": la factura electrónica no se puede cancelar cuando se envían los productos. Muchos programas de emisión en el mercado completan automáticamente la fecha de retiro en la nota. Es decir, aunque la mercancía no haya salido realmente, el documento no puede ser cancelado, porque para las Autoridades Tributarias la fecha de llenado corresponde a la fecha en que pasó el producto. Por tanto, el contribuyente debe adoptar otros procedimientos en lugar de la cancelación, como, por ejemplo, proporcionar la nota de devolución.

10. No es obligatorio: completar el campo “fecha de salida / entrada” no es obligatorio para que la NF-e sea validada. El programa de envío puede dejar este campo en blanco, pero es importante que cuando la mercancía salga de la empresa, se describa correctamente en Danfe.

11. Es obligatorio - Conocer otras obligaciones fiscales además de la emisión de la Factura Electrónica. Muchas empresas, por ejemplo, están obligadas a generar el archivo Sintegra (Sistema de Información Integrado sobre Operaciones Interestatales con Bienes y Servicios), que debe contener tanto las facturas emitidas por la empresa como las facturas por la compra de bienes o productos.

12. De hecho, parte II - Muchos software emisores solo tienen la funcionalidad para emitir el NF-e y no ofrecen otros módulos como el control de inventario y la generación del archivo Sintegra, por ejemplo. No se deje engañar por lemas de soluciones completas; Pida ayuda al contador antes de contratar un software de emisión.

13. Por último - Cuando ocurren problemas que le impiden emitir el NF-e, existen soluciones de contingencia, como Scan (Sistema de Contingencia para el Ambiente Nacional), Dpec (Declaración Previa de Emisión en Contingencia) y Formulario de Seguridad. La elección de una de estas soluciones depende del problema que impide la autorización NF-e. En los casos en los que no hay conexión a internet, la única opción es el Formulario de Seguridad, que solo debe adquirirse en impresoras acreditadas por las Autoridades Tributarias; en São Paulo, por ejemplo, la lista se puede consultar a través del sitio web. http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe o teléfono (11) 3243-3400.

Priscila Lima es Licenciada en Contaduría y Administración de Empresas, actualmente ocupa el cargo de ejecutiva en Apress Consultoria Contábil (www.apress.com.br), especialista en Factura Electrónica.

Fuente: COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA VERSÁTIL