Autor: Renato Matavelli *

Fuente: Informe de Riesgos - São Paulo / SP - MERCADO - 21/05/2010

Uno de los rasgos más llamativos de este nuevo escenario nacional es la sustitución de las obligaciones accesorias actuales exigidas por las autoridades tributarias, muchas aún en papel. Sin embargo, no es un simple archivo transmitido al Servicio de Impuestos Internos, que también existe actualmente.

La gran diferencia radica en el hecho de que cada obligación digital es firmada digitalmente por los contribuyentes. Para ello, se utilizó otro componente de la nueva era digital: la certificación digital, proceso que garantiza la validez legal del formato digital de las obligaciones.

En base a esto, nació el SPED (Public Digital Bookkeeping System), que actualmente cubre los proyectos de Factura Electrónica (NF-e), Contabilidad de Facturas Digitales (EFD), Contabilidad Digital (ECD), Conocimiento de Embarque Electrónico (CT-e). ) y Control Fiscal de la Contabilidad de Transición (FCont).

El abanico de opciones es muy amplio y para 2011 ya existe exigencia de e-LALUR y la implantación de EFD - PIS / PASEP COFINS, nómina digital, libro de control de producción y stock y otros que forman parte de la gama de SPED.

Pero el uso de la tecnología no se basa solo en la forma de composición y transmisión de la información a las autoridades tributarias. Es mucho más que eso, los aspectos de BI (Business Intelligence), por ejemplo, se pueden sumar a los conceptos ya utilizados por Revenue. Sería inocente pensar que esta enorme variedad de información estructurada no se utilizará, solo engordará las bases de datos gubernamentales.

Es cierto que inicialmente, las autoridades tributarias están enfocadas en la masificación y operacionalización de estos proyectos, asegurando que la información sea de excelente calidad. Pero por un segundo momento, es seguro que todos estos recursos disponibles se utilizarán para el análisis, validación, cruce, auditoría e inspección de los contribuyentes.

A partir del perfil del contribuyente, que estuvo años a la vanguardia de la tecnología, y que ahora está en una carrera por ponerse al día con las autoridades tributarias, tenemos algunos aspectos relevantes: ¿qué hacer para reducir riesgos y protegerse de posibles multas? ¿Qué herramientas pueden contrarrestar el anticipo de impuestos? ¿Qué hacer para reducir la desventaja?

El uso de la tecnología por sí solo no es suficiente y no garantiza la excelencia en sí mismo. Es necesario mirar internamente, revisar los procesos y rutinas vigentes, que en muchos casos se inician en diferentes áreas de la empresa.

Pero como reflejan directamente la información brindada, es necesario involucrar a diversos departamentos de la empresa en este empeño, como el contable, tributario, legal, tecnología de la información, activo fijo, producción, compras, ingeniería y otros, ya que cada uno es responsable de parte de la información.

Luego de la revisión de procesos y demandas definidas e identificadas, ingresa TI y todos los recursos presentes, como herramientas especializadas y servicios disponibles para servicio y cumplimiento.

Una de estas herramientas es BI (Business Intelligence), que junto con la solución SPED se convierte en un diferencial para la extracción de informes que aseguren una toma de decisiones más asertiva, llamándose así “BI-Fiscal”.

La base de datos de la solución SPED tiende a ser la más completa y consistente, ya que presenta la información que será generada, firmada y transmitida a las agencias gubernamentales, y debe estar libre de inconsistencias, inconsistencias y errores de base.

Y es en la validación de los datos, antes de enviarlos o de su uso interno por parte de la corporación, donde se encuentra otra etapa muy importante del proceso, ya que la cantidad de información generada es inmensa, lo que complica el poco tiempo de entrega e incluso en medio de constantes cambios legales, combinados con el corto plazo para implementarlos.

Debido a estas situaciones, que no tienden a cambiar, la absorción de la tarea por parte de la organización se vuelve ardua, optando en la mayoría de los casos por la contratación de servicios y herramientas especializados, ofrecidos a través de "Casas de Software", consultores e integradores de sistemas.

Independientemente de la solución adoptada, es importante destacar que la validación de datos, desde registros básicos como CNPJ, CEP y registro estatal, hasta el cruce de información de una o más obligaciones accesorias, es fundamental para reducir los riesgos con posibles multas. “Electrónica” generada por la Hacienda Federal.

En este momento, es difícil determinar el alcance de estas evaluaciones debido a la falta de ocurrencias conocidas en el mercado, las empresas aún no han iniciado esfuerzos en estas etapas tan importantes del proceso.

Esta situación se vivió al momento de la implementación de la IN 68 (luego IN 86), y demostró que solo después de ocurridas las primeras notificaciones se conoció mejor el proceso y, entonces sí, la mayoría de las empresas iniciaron gestiones para regularizar esta obligación de forma preventiva. camino.

Teniendo en cuenta este pasado no tan lejano, me pregunto: ¿no sería hora de que las empresas empezaran a trabajar de forma preventiva?

* Renato Matavelli es el Gerente de Derecho y Producto de Sonda Procwork